Microsoft Excel 2003

Microsoft Excel 2000 adalah salah satu program aplikasi spreadsheet canggih yang paling populer dan paling banyak digunakan untuk membantu terutama untuk proses menghitung, memproyeksikan, menganalisa dan mem-presentasikan data. Kesederhanaan dan otomatisasi yang ditawarkan program ini telah menjadikannya bagian yang vital dari atktivitas bisnis sehari-hari, baik dalam kantor yang kecil maupun perusahaan multinasional sekalipun.

Microsoft Excel 2000 merupakan penyempurnaan dari Microsoft Excel  versi sebelumnya, namun penyempurnaan ini tidak mengalami rekonstruksi besar-besaran akan tetapi terdapat beberapa perubahan kecil antara lain :

1. Penyempurnaan dilakukan pada dialog Open serta File Save yang dilengkapi dengan daftar bergaya browser dari file-file dan folder yang diakses paling akhir.
2. Lebih mudah digunakan dan dapat memanfaatkan semua fasilitas yang ada pada sistem jaringan baik Internet maupun Intranet.
3. Format HTML (Hypertext Markup Language) built-in untuk halaman Web, Pivot Tables dan diagram lebih mudah dibuat.
4. Dan masih banyak kelebihan-kelebihan lainnya yang tidak dapat disebut-kan satu persatu.

1.2.  Mengakhiri Microsoft Excel 2000

 Setelah Anda selesai bekerja dengan Microsoft Excel 2000, dan untuk mengakhirinya, Anda dapat melakukan salah satu perintah di bawah ini :

• Klik menu File, Exit
• Klik tombol Close X yang berada di pojok kanan atas.
• Tekan tombol Alt+F4

1.3.  Mengenal Lembar Kerja Microsoft Excel 2000

Pada saat Anda menjalankan Microsoft Excel 2000, , sebuah Workbook kosong akan dibuka. Workbook ini terdiri dari beberapa lembar kerja (Worksheet) sebagaimana terlihat di layar dalam keadaan standar terdapat 3 (tiga) worksheet yaitu Sheet1, Sheet2 dan Sheet3. Anda dapat menyisipkan sheet baru jika diinginkan.Lembar kerja Microsoft Excel terdiri dari 256 kolom dari mulai kolom A sampai dengan kolom IV dan 65536 baris dari baris 1 sampai dengan 65536.

Untuk lebih jelasnya, lihat gambar berikut :

Gambar 1.3. : Elemen Dasar Microsoft Excel 2000

Keterangan :

Baris Judul (Title Bar)

Baris judul berisi nama jendela atau nama judul program aplikasi (Window Title) dan nama dokumen yang sedang dibuka, baris judul ini dapat digunakan untuk memindahkan jendele ke posisi lain yang Anda inginkan.

Baris Menu (Menu Bar)

Baris menu adalah barisan perintah berupa menu yang terletak di bawah baris judul, sebagai contoh jendela Excel 2000 mempunyai baris menu yang terdiri atas File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Data, Windows dan Help.

Toolbar

Toolbar digunakan agar Anda dapat memilih dan menjalankan suatu perintah dengan cepat dan mudah, terutama untuk perintah-perintah yang sering Anda gunakan. Toolbar ini berisi berbagai icon yang mewakili perintah-perintah tertentu.

Dalam keadaan standar, toolbar yang muncul di layar ada 3 (tiga), yaitu toolbar Standard, Formating dan Drawing.

Baris Rumus (Formula Bar)

Baris rumus akan menampilkan informasi mengenai isi sel yang sedang aktif (disorot) di lembar kerja.

Sel (Cells)

Sel adalah perpotongan antara kolom dan baris. Pada saat Anda memulai menjalankan komputer, sel terdapat di sel A1 artinya sel tersebut terdapat di kolom A baris 1.

Range

Range adalah kumpulan dari beberapa sel. Misal range C1:E3 artinya range tersebut terdiri dari sel-sel :

                                    C1       D1       E1

                                    C2       D2       E2

                                    C3       D3       E3

Baris (Row)

Terdiri dari baris 1 sampai dengan baris 65536. Dalam keadaan standard, masing-masing tinggi baris yaitu 1.75.

Kolom (Column)

Terdiri dari kolom A sampai dengan kolom IV. Dalam keadaan standard, masing-masing lebar kolom yaitu 8.43.

Tab Worksheet

Pada saat Microsoft Excel diaktifkan, akan ditampilkan sebuah Workbook baru yang masing kosong yang diberi nama BOOK1. Workbook Microsoft Excel yang akan Anda gunakan dapat terdiri dari beberapa Worksheet. Secara default setiap Worksheet terdiri dari 3 (tiga) Worksheet, yang diberi nama Sheet1, Sheet2 dan Sheet3.

Baris Status (Status Bar)

Baris Status memberikan berbagai informasi mengenai sesuatu hal yang berhubungan dengan posisi titik sisip sekarang berada. Pada baris status ini ditampilkan pulu Tombol Indikator untuk memperlihatkan modus yang sedang aktif sekarang.

Baris Penggulung (Scroll Bar)

Baris penggulung digunakan untuk menggulung layar baik baris per baris maupun layar per layar.  Baris penggulung pada suatu jendela ada dua jenis yaitu :

a. Baris Penggulung Mendatar (Horizontal Scroll Bar) digunakan untuk menggulung layar jendela ke kiri atau ke kanan.

b. Baris Penggulung Tegak (Vertical Scroll Bar) digunakan untuk meng-gulung layar jendela ke atas atau ke bawah.

1.4.  Memindahkan Penunjuk Sel (Cell Pointer)

Pada saat Anda membuka lembar kerja Microsoft Excel, posisi penunjuk sel berada pada alamat sel A1. Untuk memindahkan penunjuk sel ke lokasi yang diinginkan, Anda dapat menggunakan keyboard atau mouse. Apabila Anda menggunakan keyboard Anda harus menggunakan tombol panah atau gabungan dengan tombol lainnya. Di bawah ini anda dapat menggunakan salah satu perintah berikut :

Tombol	Keterangan
Panah kiri	Pindah ke kiri satu sel
Panah kanan	Pindah ke kanan satu sel
Panah Atas	Pindah ke atas satu sel
Panah Bawah	Pindah ke bawah satu sel
Page Up	Pindah satu layar ke atas
Page Down	Pindah satu layar ke bawah
Tab	Pindah satu sel ke kanan
Enter	Pindah satu sel ke bawah
Shift-Tab	Pindah satu sel ke kiri
Shift-Enter	Pindah satu sel ke atas
Home	Pindah ke kolom A pada pada posisi baris yang sedang dipilih
Ctrl+Panah Kiri	Pindah ke sel pertama dalam baris yang berisi data
Ctrl+Panah Kanan	Pindah ke sel terakhir dalam baris yang berisi data
Ctrl+Home	Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif
Ctrl+End	Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan

1.5.  Memasukkan Data ke Lembar Kerja

Sebelum Anda memasukkan data, Anda perlu mengetahui cara Excel menangani data. Ada berbagai jenis data yang dapat Anda masukkan ke dalam lembar kerja, yaitu teks (label), nilai (value), tanggal (date) dan jam (time). 

Nilai (Value) adalah data yang berupa angka atau rumus. Setiap data angka atau rumus harus diawali dengan karakter berikut ini :

0,1,2,……….9, atau +,-,=,$,#,( dan @

Contoh Data Angka dan Rumus :

200562                                   =A1+B1

=12+21                                   =SUM(A1:A5)

(20*12)

Data yang diawali dengan karakter yang tidak tercantum di atas, akan diperlakukan sebagai teks atau label.

Contoh teks atau label adalah :

           

Azzura luthfia Salman

Jl. Kesana Terus Kesini

Tasikmalaya

 

Langkah untuk memasukkan data ke dalam suatu sel pada lembar kerja yaitu :

a.      Pilih dan klik sel yang akan diisi data

b.      Ketikkan data yang Anda inginkan

c.      Tekan Enter

Catatan :      

• Ketika Anda mengikkan data, perhatikan beberapa hal berikut ini :
• Data yang telah Anda ketikkan, akan muncul di sel yang Anda pilih maupun di baris rumus.
• Pada sel tempat Anda mengetikkan data, terdapat garis vertikal yang berkedip-kedip yang biasa disebut Titik Sisip (Insertion Point).
• Apabila ada kesalahan mengetik, hapuslah karakter yang salah tersebut dengan menekan tombol Backspace

Untuk mengakhiri pemasukkan data, Anda tidak selalu harus dengan menekan tombol Enter pada keyboard, tetapi dapat juga dilakukan dengan menekan tombol ENTER pada baris formula seperti berikut :

1.6.  Memperbaiki Kesalahan Pengetikan Data

Kesalahan di dalam pengetikan data adalah hal yang lumrah. Apabila suatu saat Anda mengalami hal yang demikian, maka Anda dapat memperbaiki kesalahan tersebut dengan cara :

a. Tempatkan penunjuk sel di sel yang datanya akan Anda perbaiki, lalu tekan tombol F2. Atau tempatkan penunjuk mouse pada sel yang diinginkan, kemudian klik dua kali.

b. Untuk memperbaiki data Anda, dapat menggunakan tombol berikut ini :

Delete (Del)                    :  menghapus karakter pada posisi titik sisip

Backspace                    :  menghapus karakter yang ada di kiri sisip

Panah kiri                       :  titik sisip ke kiri satu karakter

Panah kanan                 :  titik sisip ke kanan satu karakter

Ctrl + Panah kiri            :  titik sisip ke kiri satu kata

Ctrl + Panan kanan      :  titik sisip ke kanan satu kata

Home                              :  titik sisip ke awal baris

End                                  :  titik sisip ke akhir baris

c.  Lalu tekan Enter setelah Anda selesai memperbaiki data tersebut.

 1.7.  Menyimpan Buku Kerja

Untuk menyimpan seluruh lembar kerja yang ada pada Buku Kerja (Workbook) yang telah Anda ketik sebelumnya, dapat Anda simpan ke dalam harddisk atau disket dengan langkah berikut :

a. Klik menu File, Save atau tekan Ctrl + S. Jika Anda menyimpan file untuk pertama kali, maka akan muncul kotak dialog berikut :

 Gambar 1.4. : Kotak dialog Save As

b. Pada kotak isian File name, ketik nama filenya

c. Jika ingin disimpan pada disket kerja Anda, pada kotak daftar pilihan Save in, pilih dan klik misal 3½ Floppy (A:) 

d. Klik Save

Selain cara di atas, Anda dapat menyimpan File dengan menggunakan toolbar (Save)

1.8.  Menutup Buku Kerja

Buku Kerja (Workbook) yang telah Anda simpan pada seluruh lembar kerja, dapat Anda tutup dengan memilih :

a.  Klik menu File

b.  Lalu  Close.

 

1.9.  Membuka Buku Kerja Baru

 Apabila anda menghendaki buku kerja (Workbook) yang masih kosong, untuk memasukkan data baru, Anda dapat memilih :

a.  Menu File, New (Ctrl+N)

b.  Lalu OK.

Atau dengan menggunakan toolbar  (New)

 A.   Membuka File Buku Kerja yang ada

File yang telah Anda simpan baik pada Harddisk maupun pada Disket Kerja,  dapat Anda buka kembali dengan cara :

a.  Klik menu File,

b.  Pilih dan klik Open (Ctrl+O)

Atau dengan  (Open) sehingga di layar muncul gambar :

 Gambar 1.5. : Kotak dialog Open

c. Pada tombol daftar pilihan Look in, pilih dan klik folder atau drive yang Anda inginkan.

d. Pada kotak isian File name, ketikkan nama filenya. Atau pilih dan klik nama file pada kotak daftar pilihan yang tertera di layar

e. Klik tombol Open

B.   Memasukkan Rumus

 Rumus pada program spreadsheet seperti Excel 2000 merupakan suatu proses operasi matematik. Untuk mengoperasikan data dengan menggunakan rumus, harus diawali dengan lambang sama dengan (=) dan tidak boleh pakai spasi. Rumus yang Anda buat dapat dilakukan dengan cara menunjuk, hal ini dilakukan untuk menghindari kemungkinan salah dalam pengetikan. Anda dapat menunjuk dengan menggunakan mouse atau keyboard, namun disarankan menggunakan mouse agar lebih praktis.

Contoh menulis rumus dengan cara diketik/ditulis :

Contoh menulis rumus dengan cara menunjuk :

a.      Pilih dan klik sel C1

b.      Ketik  =

c.      Pilih dan klik sel A1

d.      Ketik +

e.      Pilih dan klik sel B1

f.        Tekan ENTER atau klik tombol Enter   pada baris formula

C.   Memasukkan Rangkaian Data

 Microsoft Excel 2000 menyediakan fasilitas AutoFill untuk memasukkan data yang berjenis Numerik (konstanta, tanggal atau jam)  atau Label (Nama Bulan dan Hari yang mengikuti cara Internasional). Anda dapat memasukkan rangkaian data berurut atau tidak dalam arah vertikal (ke bawah) atau horisontal (ke kanan).

Penggunaan fasilitas Autofill ini akan memudahkan dan mempercepat di dalam memasukkan data.

Contoh Memasukkan rangkaian data berjenis Numerik :

(1)  Konstanta (Angka)

a. Ketik angka 1 di sel A1 dan angka 2 di sel A2

b. Sorot range A1:A2

c. Letakkan pointer pada fill handel (lihat gambar) pada sudut kanan bawah sel, sehingga bentuk pointer berubah menjadi tanda plus (+)

d. Lalu drag (geser) fill handel ke bawah misal ke sel A12

(2) Tanggal :

a.  Ketik tanggal 1-Oct-99 di sel B1

b.  Lalu drag fill handel tersebut ke sel tempat posisi akhir rangkaian data, misal sel B12

(3) Jam :

a. Ketik jam 7:00 di sel C1

b. Lalu drag fill handel tersebut ke sel tempat posisi akhir rangkaian data, misal sel C12

Contoh Memasukkan rangkaian data berjenis Label :

(1)   Nama Bulan :

a. Ketik di sel D1, misal January atau Jan

b. Lalu drag fill handel tersebut ke sel tempat posisi akhir rangkaian data, misal sel D12

(2) Nama Hari :

a. Ketik di sel E1, misal Sunday atau Sun

b. Lalu drag fill handel tersebut ke sel tempat posisi akhir rangkaian data, misal sel E12

Contoh-contoh rangkaian data di atas, adalah memasukkan data berurut dengan interval otomatis. Anda dapat mengatur jarak interval pada data berurut yang ingin Anda masukkan ke dalam lembar kerja.

Pemasukkan urutan data dengan interval yang Anda tentukan sendiri memerlukan dua data awal. Data awal pertama ditempatkan pada sel pertama sedangkan data awal ke dua ditempatkan pada sel di bawahnya.

Contoh rangkaian data dengan jarak interval ditentukan sendiri.

Misal Anda ingin membuat data Angka tahun dengan jarak interval 5 tahun dari mulai tahun 1980.

a.  Pada data awal pertama ketik 1980 misal di sel A1

b.  Pada data awal kedua, ketik 1985 misal di sel A2

c.  Sorot range A1:A2

d.  Lalu drag fill handel tersebut ke sel tempat posisi akhir rangkaian data.

I.  PRAKTEK/LATIHAN :

PETUNJUK :

(1)  Buatlah lembar kerja baru dengan menekan toolbar New atau klik menu File, New, OK.  Kemudian ketiklah data berikut di bawah ini :

(2) Untuk mengisi/memasukkan kolom NO dan TAHUN gunakan rangkaian data seperti yang telah diuraikan pada subbab 14.1.

(3) Jumlahkan kolom TOTAL pada sel G6 dengan rumus =C6+D6+E6+F6 dan sel C11 dengan rumus =C6+C7+C8+C9+C10 lalu salin rumus tsb.

(4)         Kemudian simpan lembar kerja di atas dengan nama file MODUL-1